Musím se veřejně přiznat. Moje prokrastinační období trvalo přes rok. Vůbec, ale vůbec na to nejsem pyšný. Tímto příspěvkem vám chci dát několik tipů a návod, jak s prokrastinací zatočit a to nejlépe jednou provždy, nebo alespoň na nějakou tu chvíli.
Tendence odkládání úkolů se samozřejmě podepsala na rozvoji vlastního byznysu a ve finále o ztrátu potencionálních zákazníků a tím pádem i snížení cashflow. Bylo a stále vlastně ještě trvá cestovní omezení spojené s koronavirem, které mě, respektive našim zákazníkům v agentuře neumožňuje vycestovat na jazykový pobyt do Británie. Sice to pro zájemce o studium vypadá pro letošní léto nadějně, ale s jazykovými školami to zase tak nadějně nevypadá. To mě samozřejmě nic nebrání v tom, abych pokračoval v práci.
Na druhou stranu, měl jsem také dost času přemýšlet o tom, jak pokračovat dál, co vylepšit, nebo čeho se vzdát. Před dvěma týdny jsem konečně udělal za posledním rokem jednu velkou, opravdu tlustou čáru, s mega červeným vykřičníkem na konci. Po ohlédnutím za posledním rokem, jsem sám sebe nepoznával a rozhodl jsem se, že je na čase jednat.
Konec prokrastinace: Bez plánu ani ránu
Začal jsem tím, že jsem si vytvořil seznam projektů, na kterých pracuji. Teda vlastně na kterých jsem pracoval před tím, než mě pohltila totální prokrastinace. Zprvu jsem se zděsil, co jsem to vlastně vytvořil za seznam, který vypadal spíše jako špatný vtip. Dlouhý seznam patnácti projektů, včetně tohoto blogu. Tomu seznamu ale chyběla struktura, protože většina projektů je vzájemně propojená s ideálním cílem a tím je získání zákazníka.
Myšlenková mapa – Mind map
Vytvoření seznamu projektů, jako takového, byla celkem rychlá záležitost. Chyběla tomu však nějaká lepší vizuální podoba v podobě myšlenkové mapy, neboli mind map. Nakonec jsem si vzpoměl, že mám na iPadu nainstalovanou appku Inspiration Maps, která mi pomohla dát seznamu lepší vizuální podobu. Navíc ji mohu oproti papírové podobě jednoduše editovat a ušetřím tím dost papíru. Těchto mind map aplikací zdarma ke stažení je celá řada a to jak pro mobilní zařízení tak pc.
Systém práce plnění úkolů
Myšlenová mapa hotová, ale co teď? Jednotlivými úkoly přiřazenými pod každý projekt, by se z myšlenkové mapy stala jedna velká nepřehledná mind mapa s desítkami úloh pro každý projekt. Měl jsem na výběr z několika možností. Buď si to všechno napsat na papír a pomalu odškrtávat a doplňovat, nebo použít tabulku v Excelu, která by teoreticky také posloužila dobře. V mobilu nebo tabletu by šla použít nějaká aplikace pro databáze či takzvaný ToDo list. Jenomže moje myšlenková mapa a úkoly s ní spojené je na jednoduchou databázi jakou je například tabulka nebo aplikace v mobilu nedostatečná. Potřeboval jsem komplexní řešení a našel jsem.
Komplexní řešení projektového řízení
Místo toho, abych se vyloženě, jak říká patlal, od aplikace k aplikaci a od zařízení k zařízení, rozhodl jsem se zainvestovat do systému pro řízení podniku (business management system). Takových systému je opravdový nespočet. V hledáčku mám několik oblíbených webových stránek, kam si chodím pro inspiraci a na jedné z nch jsem narazil na doživotní licenci velmi povedeného systému pro řízení projetků za $49.00. Je sice v angličtině, což mi nevadí, ale umí všechno, od přiřazování dalších členů týmu, po odeslání faktury zákazníkům s tlačítkem pro platbu kartou. Hodně muziky za málo peněz!
Doporučení: Nástroje pro řízení projektů
Jestliže máte na starosti více projektů (blog, eshop, web…), nebo jeden komplexní projekt a máte pocit, že potřebujete něco, co vám pomůže všechno usměrnit, zainvestujte do systému řízení projektů. Já jsem si vybral systém pro řízení od Flowlu na Appsumo za $49.00, který mohu jenom doporučit. Flowlu má i verzi zdarma, která umí vše potřebné a je omezená pouze na dva uživatele – Flowlu.com/pricing. Počítám s tím, že české a slovenské aplikace pro projektové systémy řízení nabízí podobné řešení, které by posloužili začínajícím podnikatelům, blogerům či menším firmám. Žádnou jsem bohužel nenašel 🤷♂️. Možná díra na trhu pro podnikavce, kteří toto právě čtou.
Závěr a výsledek plánu
Věřte tomu nebo ne, za poslední týden jsem byl stonásobně produktivnější, než za celý poslední rok. Mírně šokujícím zjištěním pro mě bylo, co dokáže jednoduchý seznam úkolů rozdělený podle projektů. Pomalu jsem totiž zapoměl na to, jak je plánování důležité v posunu podnikatelských a osobních cílů. Je jasné, že se něco tam, nebo něco támhle změní, ale stále mám tu možnost se odrazit od původního plánu a upravit ho podle konkrétní situace. Obrovským pomocníkem je mi nástroj pro řízení projektů, který jsem našel na jedné z mých oblíbených stránek plných nástrojů pro online markéťáky Appsumo.
Nakonec mi došlo, proč lidé tolik píší o prokrastinaci, která se jako evergreen téma objevuje napříč internetem. Tajemstvím tvorby textu o prokrastinaci je nejen uvědomění si, co prokrastinace je, ale také způsob, jak sám sobě s prokrastinací pomoci.
Pokud jsem vás inspiroval anebo máte nějaký nápad pro ostatní čtenáře, jak zlepšit plánování, pracovní postupy a hlavně ukončit prokrastinaci, napište mi do komentáře.